Celui qui devient secrétaire dans une organisation Scientiste Chrétienne — église, société, association d'élèves — assume une responsabilité bien définie touchant les procès-verbaux et les dossiers, qui doivent toujours être en ordre. Les archives n'appartiennent pas au secrétaire mais à l'organisation pour laquelle il travaille. Il faut que les fonctionnaires et les membres présents ou futurs puissent s'en servir et y puiser des renseignements. A moins d'un vote régulier de l'assemblée générale, ni le secrétaire ni les autres membres en fonctions n'ont le droit de soustraire les documents dont l'organisation a la garde; ils ne doivent pas non plus détenir ou donner soit une copie, soit un extrait des pièces d'archives. Celles-ci jouent dans l'histoire de l'église un rôle important.
Le secrétaire est généralement chargé de tenir à jour la liste des membres, qui doit être exacte en tout temps; il veille à ce que les changements soient enregistrés et les nouveaux membres inscrits. On doit naturellement se servir du registre original qui témoignera des modifications faites. Dans certaines églises ou sociétés, la même personne est à la fois secrétaire de l'organisation et secrétaire du Comité directeur; ailleurs on choisit deux personnes différentes entre lesquelles le travail est réparti. Le Comité désigne le ou les fonctionnaires chargés de la correspondance; le secrétaire du Comité directeur tient à jour les procès- verbaux et les archives du Comité. Le trésorier s'occupe des fonds, paie les factures, et à époques fixes rend compte de sa gestion. En général, on fait vérifier ses comptes au moins une fois par année.
Chaque organisation devrait avoir un système pratique pour tenir en ordre ses procès- verbaux, ses documents et ses dossiers. La chose est d'une grande importance. Par exemple, il arriva que pour le règlement d'une succession, l on dut s'assurer si une certaine personne avait été membre de l'église locale. Le registre des membres n'était ni exact ni complet, et de longues recherches furent nécessaires pour parvenir à une réponse correcte, dont dépendait l'attribution d'un legs.
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