Avis intéressants

[Extrait de la Christian Science Sentinel du 9 novembre 1935]

On sait en général que les fonctions de secrétairé dans une organisation Scientiste Chrétienne —église, société, Association d'élèves — entraînent une responsabilité bien définie touchant les procès-verbaux et les autres pièces d'archives, qui doivent toujours être en ordre. Les archives n'appartiennent pas au secrétaire, mais à l'organisation pour laquelle il travaille. Il faut que les fonctionnaires et les membres présents et futurs puissent s'en servir et y puiser des renseignements. A moins d'un vote régulier de l'assemblée générale, ni le secrétaire ni les autres membres en fonctions n'ont le droit de soustraire des documents dont l'organisation a la garde; ils ne doivent pas non plus détenir ou donner soit une copie soit un extrait des pièces d'archives. A mesure que le temps s'écoule, les archives d'une église ou d'une société s'identifient avec son histoire.

Le secrétaire d'une église est généralement chargé de tenir à jour la liste des membres, qui doit être exacte en tout temps; il veille à ce que les changements soient enregistrés, et les nouveaux membres inscrits. On doit naturellement continuer à se servir du registre original qui témoignera des modifications faites de temps à autre. Dans certaines églises ou sociétés, la même personne est à la fois secrétaire de l'organisation et secrétaire du comité directeur; ailleurs, on choisit deux personnes différentes, entre lesquelles le travail est réparti. Le comité désigne le ou les fonctionnaires chargés de la correspondance, et c'est naturellement le secrétaire du comité directeur qui tient à jour les procès-verbaux et les archives du dit comité. Le trésorier, bien entendu, s'occupe des fonds, paie les factures, et à époques fixes rend compte de sa gestion. En général on fait vérifier au moins une fois par année les comptes du trésorier.